新日鉄住金ソリューションズにおける契約業務の効率化・コスト削減
背景
購買業務における業務効率化とコスト削減を考えていた。特にグループ間のソフトウェアの開発・運用における請負業務・準委任業務の発注の効率化が課題であった。
ソリューション
まずはグループ会社間の発注業務にともなう文書（見積依頼書・見積書・注文書・注文請書・納品書・業務完了報告書・請求書など）にCONTRACTHUBを導入し、その後グループ会社以外の取引先にも展開。購買システムと連携することにより大幅な効率化を目指した。
成果
年間数千万円の発注関連コストを削減、ペーパーレスによる業務効率化、契約管理の徹底によるコンプライアンス強化を実現した。
| 課題 |
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購買業務における業務効率化とコスト削減
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導入システムの概要
発注業務にともなう文書（見積依頼書・見積書・注文書・注文請書・納品書・業務完了報告書・請求書など）の取引先様とのやりとりに、CONTRACTHUB（コントラクトハブ）電子契約サービスを利用。 すでに運用中の購買システムとCONTRACTHUB電子契約サービスを連携することにより、発注業務の大幅な効率化を実現した。
- 購買システムと連動し、見積依頼・注文書を送付。
見積書、注文請書、納品書、業務完了報告書、請求書を受領。注文書等に電子署名・タイムスタンプを付与。 - 見積依頼、注文書を受領。見積書、注文請書、納品書、業務完了報告書、請求書を送付。
必要文書に電子署名・タイムスタンプを付与。
各文書の受領時に通知メールでお知らせ。 - 契約書・契約関連文書の長期保管・検索・閲覧
- 下請法対応：外注先の半分近くが下請法の対象となる事業者のため、下請法第3条第2項「電子情報処理組織を使用する方法」などに対応。
システム導入効果
電子契約サービスの導入により、年間数千万円の発注関連コストを削減
お客様のご要望に応じたシステム構築を行う新日鉄住金ソリューションズ（株）では、ソフトウェアの開発や運用に、毎月1,000件に及ぶ請負業務・準委任業務の発注を行っている。今回、グループ会社、主要取引先との契約に電子契約サービスを利用することにより、以下の導入効果を実現した。
- 年間数千万円のコスト削減
- ペーパレスによる業務効率化
- 契約管理の徹底によるコンプライアンス強化
印紙税・郵送費等の削減で数千万円/年のコスト削減を実現
従来支払っていた数千万円/年（発注側・受注側総計）にのぼる請負契約書の印紙税が、電子契約の導入により不要となった。さらに、注文書などを送付するための、印刷費・封入作業費・郵送費などが不要となり、数百万円/年のコスト削減を実現。
既存購買システムのUIそのままで、電子契約を実現
購買システムのバックエンド処理として、電子契約サービスを連携することで、ユーザは使いなれた購買システムのUIそのままで、スムーズに電子契約を利用。
印紙税・郵送費等の削減で数千万円/年のコスト削減を実現
従来支払っていた数千万円/年（発注側・受注側総計）にのぼる請負契約書の印紙税が、電子契約の導入により不要となった。さらに、注文書などを送付するための、印刷費・封入作業費・郵送費などが不要となり、数百万円/年のコスト削減を実現。
契約業務のペーパレス化で、迅速・確実・低コストな発注業務を実現
従来、注文書印刷費、FAX代、封筒、切手、封入業務など合計で、発注作業あたり、500円程度の費用がかかっていたが、電子契約の導入により、この費用・手間が不要になった。さらに通常1～2日かかっていた文書の郵送も、即座に到達するようになり、誤配送の心配もなくなった。また、契約書の電子保管により、オフィスの契約書類保管スペースを大幅に節減。
契約管理の徹底で、コンプライアンスの強化を達成
契約に関するルールをシステムにつくり込むことにより、内部統制を強化した。
（例）
- 開発体制図やスケジュール表など発注マストアイテムがなければ、発注できないルールにすることで、契約書のヌケ・モレを防止
- 外注先作業開始日までに注文書が出ていない場合、購買部門に督促メールが届くことにより、下請法の遵守を徹底