文書管理はなぜ必要？

文書管理は、企業の抱える課題を解決するための情報管理基盤です。

※ Workflow Management Systemの略称

なぜ文書管理が企業における課題解決のための情報管理基盤であるのかを詳しく解説します。

文書管理を広く活用することで、働き方を改革するためのデジタル化を推進できます。
文書管理システムの活用により、紙文書での情報授受は可能な限り廃止し、情報の保管、配信、授受をデジタル化します。

デジタル化により、

• 情報の重複作成・入力をなくすことができます。デジタル化によって、書面記載内容を何度も手入力する手間と時間が不要にできることに加え、入力ミスもなくすことができます。
• どこにいても関係者の業務進捗や業務依頼や申請・承認などのプロセスの進捗、誰が処理中かなどがリアルタイムで把握できることで、次のアクション準備や無駄なアイドリング時間を無くし、ボトルネックを解消し、組織全体の生産性を向上できます。
• 重要書類・情報の持ち運びを最小限化し、情報事故のリスクを大幅に低減できます。契約書や、お客様の個人情報、お預かり書類などを鞄に入れて営業周りをしたり、電車で居眠りしたり、飲み会に参加したりすることで情報事故を起こしてしまうリスクをデジタル化によって、大幅に低減することができます。
• 社外関係先との仕様書や成果物、契約書などの授受をすべて電子化することで、書類の授受にかかるコストや日数を大幅に低減します。また、デジタル化によって、情報の改訂管理を自動化することで、手戻りなどのミスを防止できます。
• 社内社外関係先とのコラボレーション環境を整備し、生産性向上およびターンアラウンドタイムの短縮、手戻り業務撲滅を図ることができます。
• テレワークを可能とし、どこにいても社内の情報資産にアクセスでき、社内と同じように業務依頼や申請・承認が行えることで、移動時間ロスカット、ストレス低減による生産性の大幅向上を図ることができます。

ワークスタイルを改善し、業務スピードと業務品質を向上し、働く人のストレスを低減するためには、デジタル化を推進することが必要です。
メールや共有ファイルサーバだけでは、問題があります。詳しくは、第二回目のコラムで説明します。

ペーパレス化と文書管理システムの活用により、

• 仮に1000名の社員で一日平均10分の無駄がなくなれば、年間240日で全社合計で40000MHRの削減ができ、一時間当たり単価を5000円とすると年間2億円近い無駄が削減できます。
• 文書管理システムの活用効果は、コスト削減だけにとどまらず、必要な情報を素早く取り出せることや情報授受や情報処理にかかる時間を大幅に短縮し業務スピードをアップします。
• 企業間取引をデジタル化するだけで、弊社における協力会社との開発請負契約のメリット実績として、1契約当たり500円近いコスト削減（印刷、コピー、切手貼り付け、郵送手続き、ファイリング、返信受領、確認、ファイリング、未処理契約管理などの手間削減）と数日の時間短縮がを達成できました。

• 営業と製品開発部門、製造部門のリアルタイムでの情報共有やプロセスの見える化により、ターンアラウンドタイムの短縮を図ることができます。
• 部門間や関係会社間での共同で行う提案や開発、製造プロセスにおいても、ウォータフォール的に段階的に情報のインプット、アウトプットの授受をするだけでは、新たな商品や技術をどこよりも早く生み出すことは困難な時代となっています。頻繁に関係部門や関係会社とのアイデアや考えをキャッチボールを行い、パラレルに協調した業務を進めることが求められます。そのための、業務ルールを時代の変化に合わせることと、それを実現するための情報基盤整備が必要です。
• グローバルでの情報共有による、グローバル全体での品質情報や技術情報の共有レベルをアップし、ボトムアップを図ることができます。
• 長年蓄積した情報資産は、企業の重要資産です。この情報資産を体系的に管理し、先人の知恵や経験を有効に活用することが、企業競争力の源泉になります。

※ グローバルでの情報共有については、各国法制度による制約があります。

◆営業、開発・製造現場の情報共有は、ファイルサーバやメールでのコミュニケーションでは、様々な問題が発生します。

＜問題の事例＞

• 最新情報（たとえば、最新の取引先との決定事項、設計改訂情報など）が周知されずに、思いもよらない手戻りやミスにつながる。
• 過去の取引先やお客様との取り決め情報が反映されていない。
• 過去の成果を生かせない。過去の失敗を繰り返してしまう。
• 複数の部門をまたがった業務が多いが各部の業務進捗が見えず、アイドリング状態が多い。
• 社外持ち出しのパソコンに営業情報や提案情報などのファイルを大量に保管したままになっており、情報漏洩事故の危険性がある。

文書管理による情報管理を行うことでこのような問題解決を図ることができます。

• ファイルサーバや紙文書での無秩序かつ属人的な情報管理は、情報漏洩リスクを高めます。たとえば、個人情報の入った契約書を営業のために持ち歩いたり、ファイルサーバに属人的に保管したりすることで情報漏洩事故を招く危険性が高まり、事故発生の場合は、多額の損害賠償責任が発生します。
• 情報へのアクセスや操作をファイルサーバや紙文書のままでは、記録したり制御することは困難です。
• どこにいてもたまった仕事を処理するために、自分の使用するパソコンにデータをコピーして保存したり、メールボックスに保存したりする人も多いのが実情ですが、その中には個人情報や重要なお客様情報が含まれている場合もあり、秘密情報の漏洩事故を招くことも少なくありません。防止するには、文書管理システム外に秘密情報を保管せず、情報を一元的に管理し、統一したセキュリティポリシーに基づかない情報アクセスを不可能とする対策が必要です。
• 無秩序な個人による情報管理をなくし、文書管理システムに一元的に重要情報を保管し、アクセス制御や操作権限制御をシステムできめ細かく行うことで、秘密情報の漏洩リスク低減を図れます。
• 保存期限の過ぎた不要な情報を、自動的に削除することも情報漏洩リスク低減のために必要です。