CONTRACT CROSSはどれだけコスト削減できるのか？

電子化によるメリットとしては、コスト削減効果、授受にかかる時間（日数）の短縮、コンプライアンス強化がありますが、本稿ではその中でも特にご要望の多い「コスト削減効果」に焦点を当ててご説明します。

試算方法としては、基幹システムで取引文書の情報入力を行った後、文書の授受に必要となる作業範囲を比較対象としています。
取引相手に送付する文書の印刷・押印・送付、受領文書の開封・内容確認・ファイリングなど、授受に関連する作業費・印刷代・システム利用料を下記の4つのケースで比較します。
試算ケースは以下の4種類です。

• 書面で取引文書を授受するケース
• メールで取引文書を授受するケース
• CONTRACT CROSSで取引文書を授受するケース
• 基幹システムとCONTRACT CROSSを連携して取引文書を授受するケース

※印紙代削減効果は、自社・取引先のどちらが貼付しているかなどケースにより異なるため、本試算には含めていません。（印紙代については次回以降のコラムで説明）
※メール授受の場合は、電子取引データを電子帳簿保存法に適合した方法で保存するための 事務処理規程整備・検索要件対応などが別途必要ですが、本試算には含めていません。

■発注者側のコスト試算（月間送付文書1,000件、受領文書1,000件の場合）
※ 本試算は、あくまでも一例としての参考情報であり、利用者によってかかる費用は変わります。

下表は、書面・メール・CONTRACT CROSS（連携なし／連携あり）の4ケースにおいて「人件費」「システム利用料」「その他費用」を比較したものです。

発注者側のコスト試算（月間送付文書１０００文書、受領文書１０００文書の場合）

人件費（基幹システムの操作時間は除く）

システム利用料（当事者署名型または事業者署名型署名文書（二要素認証）が５０％、事業者署名型署名文書が３０％、電子捺印文書が２０％）

その他の費用（切手代、コピー代、封筒代、１０年間保管費用などの費用）

また、上記と同様に、送付文書と従量文書の合計が 0 ～ 4,000 文書の場合の費用合計を試算した結果が、次の図です。

※本試算は、「あくまでも一例としての参考情報であり、利用者や様々なケースによってかかる日数時間は変わります。

書面による郵送では契約締結までに時間がかかりますが、電子化によって場所や時間を問わず契約締結が可能になり、在宅勤務中や出張先でも文書確認や署名が行えます。

取引文書を紙やメールで個別管理している場合、授受すべき文書の抜け漏れや交換順序の誤り、内容確認の遅延が発生しやすいという課題がありました。一方、電子取引では、契約種別ごとに必要な文書や交換順序をあらかじめ定義できるため、抜け漏れや遅延を防止し、コンプライアンス強化につながります。
また、取引プロセス全体を全社的に可視化できるため、業務継続計画（BCP）対策としても有用です。さらに、電子的に授受した取引文書（見積書、注文書、注文請書、納品書、検収書、請求書など）は、電子帳簿保存法に適合した保存が必要です。

• メールで授受した場合：電子帳簿保存法の要件に沿って、別途保存対応を行う必要があります。
• CONTRACT CROSSを利用した場合：授受した文書はシステム内で自動保存されるため、追加対応は不要となり、運用負荷を大幅に軽減できます。

CONTRACT CROSSの導入効果は、単に紙やメール運用を電子化するという範囲にとどまらず、コスト削減・業務スピードの向上・コンプライアンス強化の三つの観点で、取引業務全体に大きな改善をもたらします。とりわけ、書面やメールで発生していた膨大な手作業が削減されることで、人件費を中心としたコスト構造を大きく見直せる点は、非常に大きなメリットといえます。
また、電子帳簿保存法に準拠した文書管理や、契約プロセスの可視化によって、抜け漏れや遅延といったリスクも抑制でき、企業としての統制レベルも高まります。 本試算はあくまで一例ではありますが、貴社の文書量・運用方法・基幹システムとの連携範囲によっては、さらに大きな効果が期待できるケースも少なくありません。今後の取引業務をより効率的かつ確実に進めていくための基盤として、CONTRACT CROSSの活用をご検討いただく際の参考材料になれば幸いです。