Box × 業務プロセス変革―文書管理の高度化で実現する業務効率と情報活用の最適化（後編）

NSSOLが提供する「exaBase生成AI」は、Boxに蓄積された膨大な文書をインデックス化し、自然言語での質問に対して関連文書を検索・要約・提案することが可能です。従来のキーワード検索では見つけにくかった情報も、生成AIが文脈を理解して抽出・整理することで、ナレッジの再活用が飛躍的に進化します。
この仕組みは、単なる検索ツールではなく、業務知識を“引き出す”ためのインテリジェントなアシスタントとして機能します。たとえば、社内の規定やマニュアル、過去の提案資料などを横断的に参照し、質問に対して最適な回答を生成。これにより、業務のスピードと精度が大きく向上します。

生成AIの導入においては、情報漏洩や誤った情報の活用といったリスクへの懸念がつきものです。NSSOLは、以下のような多層的なセキュリティ対策を講じることで、企業が安心してAIを活用できる環境を整えています。

•    国内リージョンでの処理完結：すべてのデータ処理が日本国内で行われ、海外への情報流出リスクを排除。
•    学習防止機能：ユーザーの問い合わせ内容がAIに学習されないよう制御。機密情報の保護を徹底。
•    IPアドレス制限・SSO対応・ログ管理：アクセス制御と操作履歴の記録により、内部統制を強化。
•    Boxとの権限連携：初期設定ではBoxのアクセス権限を引き継ぎ、さらにexaBase側でも細かい閲覧制御が可能。

また、Box側でのバージョン管理とexaBase側の同期機能により、常に最新の情報をAIに反映させることができます。（現時点では手動同期ですが、将来的な自動化も検討中です。）

生成AIの活用は、特に営業活動において大きなインパクトをもたらします。NSSOLが提案するのは、AI・RPA・予測モデルを組み合わせた営業支援の高度化です。

■スマート営業支援の流れ

1.    見込み客の予測　DataRobotを活用し、過去の成約データから「どの顧客が次に購入する可能性が高いか」を予測。
2.    顧客情報の自動収集　UIPathがWebサイトをクロールし、企業の最新ニュースや事業動向を自動取得。
3.    提案シナリオの自動生成　Boxに格納された過去の商談資料をもとに、exaBase生成AIが提案内容を要約、構成。顧客の関心にマッチした訴求ポイントを提示。

この一連のプロセスにより、営業担当者は「誰に、何を、どう提案すべきか」を短時間で把握でき、提案の質とスピードが飛躍的に向上します。

NSSOLはすでに複数の企業とPoC（概念実証）を実施しており、以下のような成果が報告されています。

•    提案資料作成時間を大幅に短縮
•    問い合わせ対応の初動時間を大幅に短縮
•    属人化していた業務知識の共有が加速
•    情報検索の精度と網羅性が向上

特に、Boxに蓄積された文書資産を活かすことで、過去の知見を再利用しやすくなり、組織全体のナレッジマネジメントが進化。生成AIは、単なる自動化ツールではなく、知識の橋渡し役としての役割を果たしています。（ユースケースは >>こちら「ユースケース ｜ クラウドコンテンツマネジメントサービスBox」）

今後、exaBase生成AIとBoxの連携はさらに進化していく見込みです。

•    Boxとの自動同期機能の実装　現在は手動で行っている同期作業が自動化され、リアルタイムで最新情報をAIに反映可能に。
•    権限管理の統合　BoxとexaBaseの権限設定を統合し、よりシームレスなアクセス制御を実現。
•    業務改革パッケージの拡充　生成AIに加え、RPAや予測AIを組み合わせた「業務改革パッケージ」を強化。業務の分解・分析から導入・運用までを一貫して支援。

これにより、企業はより安全かつ柔軟にAIを業務へ取り入れることが可能となり、DX推進のスピードと質を高めることができます。

NSSOLが描く未来像は、AIが単なるツールではなく、業務の共創パートナーとして人と協働する世界です。Boxという堅牢な情報基盤と、生成AIという柔軟な知的エンジンを組み合わせることで、企業はこれまでにないスピードと精度で意思決定を行い、変化の激しいビジネス環境に対応できるようになります。

前後編を通じて、Boxと生成AIの連携がもたらす業務プロセス変革の全体像をご紹介しました。NSSOLの取り組みは、文書管理の枠を超え、企業の知的生産性を根本から変える可能性を秘めています。今後の展開にも、ぜひご注目ください。
>>クラウドコンテンツマネジメントサービスBox