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Box Japanが主催するイベント「BoxWorks Tokyo 2024」にて、日鉄ソリューションズ（以下、NSSOL）は、「生成AI、高度文書検索のコラボレーションで実現する業務プロセス変革」と題したオンライン講演を実施しました。本コラムでは、講演の前半で取り上げた、Boxによる文書管理の高度化と業務効率化の事例についてご紹介します。
※この記事の内容は2024年時点の情報に基づいています。
>>NSSOL取り扱いソリューション「Box」のページはこちら
文書管理の進化を支えるNSSOLのBoxソリューション
NSSOLは、Box導入支援において長年の実績と専門性を持ち、企業の文書管理における課題解決を支援してきました。特に注目すべきは、Boxを単なるファイルサーバーの代替としてではなく、業務に寄り添った文書活用基盤として進化させる「Box文書管理高度化ソリューション」の提供です。（Box導入・運用におけるNSSOLの強み）
このソリューションは、Boxの標準機能だけでは対応しきれない顧客の要望に対し、アドオン開発や他システムとの連携を通じて柔軟に対応。文書の検索性や管理効率の向上に重点を置き、業務の生産性向上を支援しています。
ーよくある課題とその解決策：メタデータとプロジェクト管理
Boxを導入した企業からよく聞かれる課題の一つが、「検索しても目的の文書が見つからない」というものです。Boxにはメタデータ機能が備わっているものの、ユーザーが適切に設定できず、活用が進まないケースが多く見られます。
この課題に対し、NSSOLはプロジェクト管理を題材にした解決策を提示。専用のホーム画面からテンプレートを用いてプロジェクトフォルダーを作成し、あらかじめメタデータを付与することで、文書の検索性と管理効率を大幅に向上させる仕組みを構築しています。
このアプローチにより、ユーザーが意識せずとも適切なメタデータが自動的に付与され、検索性の高い文書管理環境が実現されます。
NSSOLのコラボレーションによるBox活用の高度化
NSSOLではBoxを業務基盤として活用するために、さまざまな業務システムとの連携を通じて文書管理の高度化を推進しています。以下はその代表的な連携例です。
AgileWorks × Box
AgileWorksの専用ホーム画面からプロジェクトフォルダーを作成する際に、Box上に自動でメタデータを付与。これにより、プロジェクト単位での文書管理が効率化され、検索性と整合性が向上します。
法律事務所、建設業、システム開発など、プロジェクトベースで業務を進める現場において特に有効です。
Pega Platform × Box
Pega PlatformのようなBPM（Business Process Management）プラットフォームとBoxを連携することで、業務プロセスに紐づく文書の一元管理が可能に。承認・通知フローの効率化や、業務全体のトレーサビリティ、コンプライアンス強化にもつながります。
CampusSquare × Box
教育機関向けの展開も視野に入れた取り組みです。CampusSquareのような教育支援システムとBoxを連携させることで、シラバスや講義資料、履修関連文書の一元管理が実現。大学などの組織における文書管理の効率化と、教育現場のDX推進に貢献します。
Kore.ai × Box
Kore.aiのような会話型AIプラットフォームとBoxを連携させることで、Boxに格納された社内文書やマニュアルをもとに、自然言語での質問に即座に回答する仕組みを構築。社内ヘルプデスクの負荷軽減や、従業員の自己解決力向上が期待されます。
Box導入の本質は「業務の変革」
NSSOLの取り組みは、単なるツール導入にとどまりません。Boxを業務の中心に据え、業務プロセスそのものを見直すきっかけとして活用することを重視しています。
例えば、文書のライフサイクル全体を見渡し、どのタイミングで誰がどのように文書を作成・共有・保管・検索・活用するのかを可視化することで、業務の無駄や属人化を排除。Boxの機能を最大限に活かすことで、組織全体の情報活用力を底上げすることが可能になります。
次回の後編では、生成AIとの連携によってBoxがどのように業務プロセス改革を支援しているのか、具体的なユースケースとともにご紹介します。
（もっと「Box」について知りたいかたはこちら>>Boxでできること by NSSOL）
沢田 憲吾
デジタルソリューション＆コンサルティング本部
営業本部