ユースケース

契約業務（物品購買、請負、委任契約など）が紙ベースで行われていたため、管理負荷が大きく、コンプライアンス対策やヒューマンエラー防止が課題となっていました。そこで、約2000社の取引先との契約業務を電子化し、基幹システムとCONTRACT CROSSを連携して業務を自動化。これにより、月間数万件の取引文書の授受に対応し、印紙代の削減、業務スピードの向上、大幅な効率化を実現しました。

加盟店との契約業務では、営業担当者の訪問や説明に時間がかかり、契約締結までの日数も長く、経営陣から契約の電子化と業務効率化が求められていました。従来の印章管理規定や複雑な部門ごとの契約フローを維持したまま電子化を進める必要がありました。

そこで、CONTRACT CROSSを導入し、実印レベルの契約には当事者署名、簡易な書類には電子捺印を使い分けることで柔軟な運用を実現。加盟店契約では、自社が代行署名、加盟店が事業者署名を行うことで双方の利便性を確保し、部門ごとの複雑な契約フローには「ビジネスフロー」機能を活用して現行の運用を踏襲しました。

その結果、契約締結までの期間が数日から最短1日に短縮され、全国の支店から契約内容の検索・参照が可能となり、過去の契約書の取り寄せや引継ぎ作業も効率化。加盟店との契約電子化が進み、業務のスピードアップと大幅な効率化を達成しました。

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施主専用ポータルでは図面や提案資料などの共有は可能でしたが、契約は紙ベースで行われており、業務効率や法令対応に課題がありました。そこで、CONTRACT CROSSをAPI連携させることで、既存ポータル上で署名依頼や契約書の確認・署名・履歴管理を可能にし、操作感を損なうことなく電子帳簿保存法に準拠した契約の電子化を実現。これにより、契約業務の効率化、スピード向上、保管・管理コストの削減を達成しました。

CONTRACT CROSSとBoxを連携させることで、CONTRACT CROSSに登録・更新されたワークスペースやビジネスフロー、ドキュメントが、自動的にBox内の指定フォルダおよびその配下のフォルダ・ファイルとして反映されます。たとえば、取引先A社との各契約書や注文書などのドキュメントが、CONTRACT CROSS上で作成・管理されると同時に、Box内の連携フォルダにも自動で格納され、社内関係者で情報共有が可能となります。また、CONTRACT CROSSの画面から直接Box内の連携フォルダにアクセスし、各書類を参照することもできます。

各社ごとの様式で発行される請求書の確認やデータ入力、ファイリングを人手で行っていたため、月末の業務負荷が大きくなっていました。そこで、請求書PDFから請求金額や進捗率などを自動で読み取り、基幹システムへデータ連携する仕組みを導入。これにより、最長10日かかっていた処理が最短当日で完了し、管理工数の削減、突合チェックの自動化、リモートワーク対応など、業務負荷の大幅な軽減を実現しました。

設備利用契約書の締結において、紙の書面による運用は営業担当者の移動や入力遅れ、紛失リスクなどの課題がありました。これを解消するため、PDF契約書に現地で電子署名・サインを行い、基幹システムに連携する仕組みを導入します。これにより業務効率が向上し、契約処理の迅速化や電子帳簿保存法への自動対応が可能になります。

設備利用契約書の運用において、事務所に戻らず現地で契約書をスキャン・登録することで、基幹システムへのデータ反映や社内確認、電子帳簿保存法への対応を可能にする仕組みが導入されます。具体的には、紙の契約書をスマホで撮影しPDF化し、AI-OCRで必要事項を読み取ってシステムに連携することで、手入力の手間を省きます。この対応により、契約データのリアルタイム反映、契約処理の迅速化、電子帳簿保存法への自動対応、さらに現地での過去契約書の参照が容易になります。