日鉄ソリューションズ株式会社
斎木康二

（2021年9月28日更新）

取引先から電子契約参加の同意を得る方法

電子契約の導入を担当する方の最も大きな悩みの一つに、「取引先にどうやって参加してもらうか？」「取引先にどう説明すれば納得してもらえるか？」ということがあります。電子契約の導入を主導する「サービスオーナー企業」にとって、どんなに導入メリットが大きくても、取引先の同意がなければ、電子契約を導入することはできません。「取引先から電子契約参加の同意を得る方法」、今回はこの問題に取り組んでみましょう。

取引先のメリット

まず、電子契約導入による取引先のメリットを考えてみます。

取引先のデメリット

次に、取引先のデメリットについてみてみましょう。

取引先に対する課金設定

ところで、電子契約サービスの導入を主導するサービスオーナー企業にとっては、メリットの大きい取引先もメリットの少ない取引先もなるべく多く電子契約を利用してもらうことが、自社の効率化につながります。

そこで、弊社電子契約サービスでは、一旦利用料の全額をサービスオーナー企業が負担し、取引先への課金はサービスオーナー企業が金額を含め自由に行うことができる仕組みとしました。これにより、サービスオーナー企業は、それぞれの取引先の導入メリットに応じて、課金金額を設定できるようになりました。例えば印紙税削減メリットの大きいところには多めに課金し、少ないところには少なめに課金するといった工夫をサービスオーナー企業が行うことで、より多くの取引先に電子契約利用を求めることができるようになります。

取引先向け説明会の開催

また、電子契約サービス導入にあたっては、より多くの取引先に電子契約に参加していただくため、またスムーズにサービスを立ち上げるため、サービスオーナー企業による取引先向け説明会の開催は必須です。

この説明会で、電子契約導入による取引先のメリット・デメリットや導入時の作業イメージ、電子証明書・タイムスタンプなどの知識をきちんと理解していただければ、より多くの取引先に参加いただけることになります。
弊社コンサルティングサービスでは、取引先向け説明会での説明資料雛形の提供などを行い、スムーズな開催を支援します。

法令上の注意事項

最後にひとつ注意事項があります。それは、取引先に電子契約サービスの利用の説明会の場でも、利用を強制してはならず、必ず「従来通りの書面での契約を選択しても取引先に不利益はない」という説明をすることです。
取引先の中には、下請法の下請事業者に該当する企業もある場合が考えられますので、電子契約サービスの利用を強制することは、親事業者による役務の利用強制にあたる可能性があるからです。

電子契約導入のための20のヒント：目次

1. 法令

• 電子帳簿保存法：電子契約で税務調査に対応できるのか？
• 電子署名法：注文書や注文請書を本当に電子化して大丈夫か？
• 電子署名法：電子署名の証拠力
• 印紙税法：電子契約の場合、本当に印紙税を払わなくてよいのか？
• 下請法：下請法対応に関する注意点
• 建設業法：建設請負契約の電子化について

2. 技術

• 電子署名：電子署名・署名検証の作業イメージは？
• 電子署名：電子署名のしくみとはたらき
• 電子署名：電子証明書を選択する５つのチェックポイント
• 電子署名：長期署名について～10年を超える契約への対応～
• タイムスタンプ：タイムスタンプの効果としくみ
• EDI：電子契約とEDIは何が違うのか？

3. 運用

• 導入目的（ROI・購買プロセスの見える化）：電子契約による購買プロセスの見える化
• 機能（契約書管理・カスタマイズ）：電子契約の導入で契約書管理を劇的に改善
• 機能（契約書管理・カスタマイズ）：電子契約導入時に効果的なカスタマイズのご紹介
• 手順（スモールスタート・取引先説明）：スモールスタートのすすめ
• 手順（スモールスタート・取引先説明）：取引先に参加してもらうにはどう説明すればいい？