エンゲージメントツールの導入メリット、種類や導入方法を解説

エンゲージメントツールの導入メリット、種類や導入方法を解説

昨今、企業の生産性を高め、優秀な人材の流出を防ぐために、従業員のエンゲージメント向上に注力する企業が増えています。しかし、適切な取り組みを実施するためには、状態を正しく把握し、状況に応じた対策を施さなければなりません。それらは簡単ではないため、ツールを活用すると効率的です。エンゲージメントツールの種類から、選定方法や活用のポイントまでくわしく解説します。

従業員エンゲージメントの概要や向上のポイントなど、詳細はこちらの記事で解説しています。併せてご一読ください。

参考記事:従業員エンゲージメント向上による効果とは?メリット、取り組み方法を解説

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エンゲージメントツールの種類

英語のエンゲージメント(engagement)は、直訳すると「婚約」「誓約」「約束」などを意味します。そのうち、人事領域で使うエンゲージメントとは、従業員の愛社精神や企業に対する愛着の度合いを指します。エンゲージメントが高い状態とは「従業員の企業への愛着が高い」状態のことです。

エンゲージメントにかかわる取り組みを助けるツールがエンゲージメントツールです。エンゲージメントツールは大きく分けると、従業員のやりがいや愛着を計測できるツールと、企業で課題としているエンゲージメントを向上させるためのツールのふたつがあります。

従業員のやりがいや愛着を計測するためのツール

従業員のエンゲージメントの状態を可視化するためのツールです。一般的には、アンケート調査で従業員の声を収集・分析して、企業への愛着の度合いや従業員間の関係性、組織課題などを可視化します。エンゲージメントの変化を記録することもできます。
従業員エンゲージメントを計測するための手段として、エンゲージメントサーベイという手段があります。エンゲージメントサーベイの必要性やポイントはこちらの記事で詳細を解説しております。

参考記事:なぜエンゲージメントサーベイが必要なのか?注意点・実施ステップを解説

エンゲージメントを向上させるためのツール

従業員のエンゲージメントを改善・向上させることを目的としたツールです。従業員とマネジメント層との間でコミュニケーションをとるための機能や、従業員のモチベーションを上げるための機能などがあります。

エンゲージメントの向上は従業員と企業のつながりを深めるので、離職率の低下や業務への意欲向上などが期待できます。労働力人口の減少や人材流動化が進むいま、エンゲージメントは企業から熱い視線を集めているのです。しかし、近年新たに意識されるようになった概念であるため、理解が浅いのが現状です。「エンゲージメントとは何か、どのように測ればよいのかわからない」「効果的な施策がわからない」といった経営者や人事担当者も少なくありません。そのため、エンゲージメントにかかわる取り組みを助けるエンゲージメントツールも注目されています。

エンゲージメントツールを導入するメリット

エンゲージメントツールを導入するメリットを紹介します。

組織を定量可視化できる

エンゲージメントを定量的に測ることで、組織の状態を可視化できます。感覚ではなく定量的なデータから課題が抽出されるため、改善項目の優先順位がつけやすくなります。

昨今、リモートワークをはじめとした働き方の多様化により、従業員一人ひとりのコンディションやストレス度合いを把握しにくくなっています。エンゲージメントツールによる定期的なチェックにより、従業員の業務負担やメンタル・体調の変化などにいち早く気づくことができます。それによって、負担が重すぎることによる業務意欲の低下や離職のリスクを未然に防ぐことが可能です。

継続的なエンゲージメント向上

エンゲージメントツールを使いながら、組織課題を洗い出し改善していくと、継続的なエンゲージメント向上につながります。エンゲージメントが高まると従業員の主体性が高まり、組織の生産性が向上します。

上述のように、エンゲージメントが向上すると離職率低下が期待できます。
また、従業員の離職率が低下することは、従業員が長く働いてくれる企業であることを意味します。離職によって欠けた人材を補充する頻度が少なくなるため、採用コストの削減につながります。

ツールの選び方のポイント

エンゲージメントツールは、自社で使いこなせるツールを選びましょう。ツールの選び方のポイントを紹介します。

導入目的の明確化

エンゲージメントツールの導入目的が明確ではない場合、どれが最適なツールかを知ることができません。まずは、上述した2種類のツールがあることを念頭に置いて、「組織のエンゲージメントを計測して明らかにしたいのか」「従業員のエンゲージメントを向上させたいのか」を明らかにしましょう。

操作性の良さ

ツールが多機能であることが必ずしも良いとは限りません。それよりも、いかに従業員が使いやすいツールであるかが大切です。せっかく導入したものの、操作が難しいために社内に浸透しないケースもあります。契約前に機能を試せるツールもあるため、実際に操作を試してみるとよいでしょう。

導入部門の規模

いくらすばらしいツールでも、自社の規模と合っていなければ定着は難しいでしょう。例えば、数十人規模の企業が数百人の従業員データを管理できるツールを導入してもあまり意味がありません。逆に大規模な企業であれば、単にデータを測定するだけでなく、分析や集計によってレポート出力するような機能を備えたツールが望ましいです。自社の規模に応じて適切なツールを選びましょう。

導入後も見据えた予算感

ツールは導入時のコストだけでなく、通常は月額定額制やユーザ数に応じた従量課金制などの料金体系に応じたランニングコストがかかります。また、サポート料金が個別にかかることも考えられます。長期的なコストも踏まえて予算内に収まるかどうか確認が必要です。なお、まったく使わないサービスや機能が利用料金に含まれている場合もあるので、過不足のないサービス・機能であるかも、料金の妥当性を判断するポイントのひとつです。

エンゲージメントツールの活用のポイント

エンゲージメントツールを効果的に活用するためのポイントを紹介します。

従業員と組織の関係性を指標化する

従業員と組織の関係性を指標化するために活用します。組織課題や従業員の本音を把握できると、改善策を練りやすくなり、課題の早期解決につながりやすくなります。

組織の見えない課題や予兆を発見する

エンゲージメントツールを取り入れることで、従業員の企業に対する愛着の度合いを測ることができます。それによって組織の見えない課題や予兆などを発見して、改善に向けたアクションを起こします。例えば、エンゲージメントの低い従業員が多いことがわかれば、今後離職者が多く生じる可能性があると予測できるため、改善のための対策を検討します。

データを人事施策に生かす

エンゲージメントツールを使って数値化することで、これまで漠然と感じていた課題が明確になり、課題の改善方法をより具体化できます。例えば、従業員の勤務状況を直接見ることができないテレワーク環境で、数値化されたエンゲージメントを人事管理に役立てることができます。

データをチーム運営につなげる

調査結果をチームに開示することで、チーム全体で「働きやすい環境」について考えることにもつながります。チーム内で議論することで組織課題を自分ごとと考えることができるほか、チーム内のコミュニケーションも活発になります。

ツール導入後の失敗例と対策

ツールを導入したものの失敗してしまうケースもあります。失敗例と対策を紹介します。

目的と効果が理解されていない

ツールを導入したものの、従業員が調査の目的を理解していないケースもあります。調査を開始する前に、従業員に「なんのための調査なのか」「調査の結果をどう生かすのか」を伝えます。そして最終的には組織と従業員に良い効果をもたらすことを理解してもらいましょう。目的と効果を伝えることで有効な回答を得られやすくなります。ツールが浸透するまで従業員に対して継続的なフォローが必要です。

フィードバックができない

よくあるのが、調査は完了したものの、回答者側に調査結果がフィードバックされないケースです。「忙しいなか時間を割いたのに」と不満につながり、次回以降協力してくれないかもしれません。とりわけ困るのは、表面上は協力しても、真摯な回答が得られなくなってしまう事態です。もしも思わしくない結果だった場合も、調査結果を従業員に伝えることが大事です。

エンゲージメントを高めるためのツールを導入した場合は、結果を踏まえて定期的な1on1や面談を実施するとよいでしょう。上司部下の信頼関係が築きやすくなります。

組織運営・施策に生かされない

せっかくツールによって課題が明らかになったとしても、組織運営・施策に生かされていない場合もあります。従業員のエンゲージメントを高めることが目的のはずが、逆に会社への不信感が高まり、エンゲージメントの低下につながってしまうことも考えられます。組織の課題が明確になり、迅速で適切な改善策を提示することで、従業員の信頼を得られるのです。

導入する目的や解決したい課題を明確に

エンゲージメントツールを活用することで、組織状態が可視化され、より最適なエンゲージメント向上の施策を講じることができます。導入する目的や解決したい課題を明確にして、自社にあったツールを選択することを意識しましょう。また、目的や解決したい課題を従業員に周知することも忘れずに行います。

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